Så här upphandlar du Custellence - för dig inom offentlig sektor

Arbetar du i den offentliga sektorn och vill använda Custellence? Vi är stolta över att vara underleverantör till Cybercom i ramavtalet Programvaror och tjänster 2014, Kontorsstöd, Dnr 96-33-2014:003. Här finns en guide som du kan ta hjälp av för att underlätta avropsprocessen.

1: Ta fram förfrågningsunderlag

Gå in på http://www.avropa.se/ramavtal/ramavtalsomraden/it-och-telekom/Programvaror-och-tjanster/kontorsstod/ Klicka på fliken Gemensamma dokument. Här finns “Förfrågningsunderlag” som ska fyllas i. Ramavtalet vi ligger under heter Programvaror och tjänster 2014, Kontorsstöd, Dnr 96-33-2014

Valfritt: Under tiden du fyller i förfrågningsunderlaget och innan det skickas ut kan du fundera på om du behöver skicka ut en RFI (Request For Information), Syftet med en RFI är att ge en upphandlande part information i förberedelserna med att skapa ett tydligt, transparent och proportionerligt förfrågningsunderlag, genom att ta tillvara på branschens kompetens. En RFI ger leverantörer tillfälle att tidigt i processen ställa frågor och lämna synpunkter som de anser är viktiga för en upphandlande myndigheten att beakta. Leverantörerna som ska skickas till hittar du under fliken Leverantörer här: http://www.avropa.se/ramavtal/ramavtalsomraden/it-och-telekom/Programvaror-och-tjanster/kontorsstod/

2: Sätt ihop upphandlingsunderlag

När du har skrivit klart förfrågningsunderlaget, och lagt till eventuella bilagor eller andra underlag som behövs jämte förfrågningsunderlaget, har du ett s.k Upphandlingsunderlag

3: Skicka avropsförfrågan

3: Skicka avropsförfrågan När du har alla dokument klara, kan du gå in på http://www.avropa.se/ramavtal/ramavtalsomraden/it-och-telekom/Programvaror-och-tjanster/kontorsstod/ och skicka upphandlingsunderlaget inklusive alla dokument till alla leverantörer, se bilden nedan.

Skicka avropsförfrågan

Om du använder andra digitala avropsverktyg som te x E-avrop eller TendSign, skickar du in avropsförfrågan via deras funktion.

Kom ihåg! Samtidigt som du skickar förfrågan, mejlar du oss på hello@custellence.com eller din kontakt här, för att säkerställa att vi inte missar att lämna anbud.

4: Leverantörer mottar förfrågan

I denna fas tar du emot frågor och återkopplar.

5: Utvärdering av leverantör

När alla leverantörer svarat utvärderar du i enlighet med de kriterier du satt upp och väljer ut den leverantör som bäst motsvarar de krav ni har.

6: Skicka ut tilldelningsbeslut

Efter utvärdering och beslut skickar du ut ett sk tilldelningsbeslut till alla leverantörer som varit med i upphandlingen. Där beskriver du vilken leverantör du valt och på vilka grunder.

Fler frågor?

Under fliken Dokument här: http://www.avropa.se/ramavtal/ramavtalsomraden/it-och-telekom/Programvaror-och-tjanster/kontorsstod/ hittar du fler dokument och vägledningar om hur du utformar upphandlingsunderlag, vad du bör tänka på.

Vilka får göra avrop på detta ramavtal?

Avropsberättigade statliga myndigheter under regeringen ska avropa från de statliga ramavtalen. Förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning gäller för myndigheter under regeringen. Dessa myndigheter deltar med automatik och har rätt att avropa på samtliga statliga ramavtal i enlighet med regleringen i förordningen. Om man inte är en myndighet men ett statligt, kommunalt eller landstingskommunalt aktiebolag kan man ansöka om att få avropa från kommande ramavtal. De verksamheter som deltar via bekräftelse, och kan avropa via avtalet “Programvaror och tjänster 2014, Kontorsstöd, Dnr 96-33-2014” hittar du på listan under fliken “Vem får avropa”

Andra sätt att upphandla Custellence

Om man inte får göra avrop på detta ramavtal finns det andra sätt att köpa in verktyget. Ett alternativ är att helt enkelt göra en direktupphandling. Tillvägagångssättet är likadant som ovan beskrivet, men med skillnaden att du inte kan hänvisa till ett Ramavtal och behöver själv leta upp de leverantörer du tror kan möta dina behov. Du behöver även annonsera om upphandlingen publikt. Mer information och regler om detta hittar du här: https://www.upphandlingsmyndigheten.se/direktupphandling

Tips! Ansök om att få avropa från kommande avtal

Statens inköpscentral har genomfört en förstudie av för att kartlägga omfattning, inriktning, utformning och upplägg av kommande upphandlingar och kommer att genomföra fem ramavtalsupphandlingar under 2017 och 2018.

Dessa fem ramavtalsupphandlingar ingår i en familj som fungerar tillsammans och har gemensamma avtalsvillkor. Du kan läsa mer om dessa avtal och om hur man ansöker om att få avropa från kommande ramavtal som tas fram, här http://www.avropa.se/Upphandlingar/programvaror-och-tjanster/

Här hittar du ansökan: http://www.avropa.se/innehall/ansok-om-att-fa-avropa-fran-ramavtalen/

Här kan du ladda ner denna sida som pdf guide-avropa-custellence-offentlig-sektor.pdf